Rất nhiều quan điểm cho rằng năng suất và chất lượng chỉ liên quan đến bộ phận sản xuất nên cải tiến năng suất và chất lượng chỉ cần cải tiến tại bộ phẩn sản xuất và cũng chỉ thực hiện được ở các nhà máy sản xuất.

Để trả lời câu hỏi này ta xem xét các yếu tố tác động đến năng suất và chất lượng sản phẩm/dịch vụ.

Các yếu tố tác động đến năng suất chất lượng bao gồm các yếu tố tác động từ bên ngoài (external) và bên trong (internal) doanh nghiệp.

Các yếu tố bên ngoài như: tình hình chính trị, các chính sách của nhà nước (Luật, thuế, tỷ giá hối đoái,…), xã hội, công nghệ,...

Các yếu tố bên trong doanh nghiệp: 4M (Men, Machine, Material, Method) và 1I (Information).

Với những yếu tố tác động đó thì để cải tiến năng suất chất lượng sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp thực hiện cải tiến không chỉ ở bộ phận sản xuất, không chỉ ở các nhà máy sản xuất mà phải thực hiện cải tiến tất cả các bộ phận trong toàn công ty, và ở cả các đơn vị dịch vụ để tăng năng suất và chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

Một ví dụ tăng năng suất và chất lượng đơn vị dịch vụ như  thời gian cấp hộ chiếu hiện nay tại TP.HCM nhanh gấp 4 lần cách đây 07 năm (từ 2 tháng xuống còn 1/2 tháng) nhờ cơ quan quản lý xuất nhập cảnh cải tiến công việc của cán bộ và áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý và xử lý thông tin.

Ví dụ về ảnh hưởng của bộ phận nhân sự đến năng suất chất lượng như: những thỏa thuận chưa rõ ràng khi tuyển dụng lao động hoặc chính sách lương thưởng chưa hợp lý dẫn đến người lao động nghỉ việc nhiều phải tuyển thêm liên tục sẽ ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng.

Việc xây dựng hệ thống quản lý năng lượng tại doanh nghiệp không những đem lại lợi ích thiết lực trong việc quản lý sử dụng năng lượng tiết kiệm và hiệu quả, quản lý được các chất thải ra môi trường mà còn đáp ứng theo yêu cầu của Luật tiết kiệm năng lượng số 50/2010/QH12 hiệu lực từ ngày 01/1/2011 và các quy định về bảo vệ môi trường.

Do vậy, nhiều doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý năng lượng doanh nghiệp trước mắt nhắm đến 02 mục tiêu là tiết kiệm năng lượng và đáp ứng yêu cầu pháp lý.

Ở mức cao hơn nữa là xây dựng hệ thống quản lý năng lượng đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 50001:2011 nhằm giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo hệ thống được thực hiện chặt chẽ ở tất cả các khu vực/bộ phận liên quan để đạt được hiệu quả tối đa trong hoạt động tiết kiệm năng lượng, vừa là giấy phép xuất khẩu vào những thị trường lớn của các nước phát triển, các nước quan tâm đến bảo vệ môi trường.

Để lựa chọn được công cụ năng suất chất lượng phù hợp chúng ta phải khảo sát hiện trạng doanh nghiệp. Khảo sát hiện trạng năng suất chất lượng của doanh nghiệp bằng cách phỏng vấn, đo đếm, phân tích dữ liệu thu thập tại hiện trường cùng với các dữ liệu: cơ cấu chi phí (chi phí nguyên vật liệu, nhân công, khấu hao...), chỉ số năng suất lao động, tỷ lệ phế phẩm, năng suất thiết bị,... từ đó xác định các vấn đề chính tồn tại ở doanh nghiệp và lựa chọn công cụ phù hợp để áo dụng. Sau đây là lưu đồ chẩn đoán hoạt động của doanh nghiệp và lựa chọn công cụ áp dụng.

Về cấu trúc, các tiêu chuẩn quốc tế (ISO) hiện nay đang có một cấu trúc khá tương đồng, đây là một tiện ích rất lớn mà Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế đã tạo ra được nhằm hướng đến hệ thống tích hợp các tiêu chuẩn, các hệ thống quản lý áp dụng tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, mỗi tiêu chuẩn có những nội dung chuyên sâu theo từng lĩnh vực. Trong đó, ISO 50001 có một số điều khoản mang tính kỹ thuật khác biệt so với các tiêu chuẩn khác. Đó là:

4.4.3.Xem xét năng lượng

4.4.4 Đường cơ sở năng lượng

4.4.5. 4.4.5 Chỉ số hiệu suất năng lượng

Nội dung các điều khỏa như sau:

4.4.3.Xem xét năng lượng

Tổ chức phải triển khai, lập hồ sơ và duy trì việc xem xét năng lượng. Phương pháp và chuẩn mực được sử dụng để triển khai xem xét năng lượng phải được lập thành văn bản. Để thực hiện xem xét năng lượng, tổ chức phải:

a) Phân tích việc sử dụng và tiêu thụ năng lượng dựa trên việc đo lường và các dữ liệu khác, như:

- Nhân biết các nguồn năng lượng hiện tại

- Đánh giá việc sử dụng và tiêu thụ năng lượng hiện tại và quá khứ

b) Dựa vào phân tích sử dụng và tiêu thụ năng lượng, nhận biết các khu vực sử dụng năng lượng trọng điểm, như:

- Nhận biết các phương tiện, thiết bị, hệ thống, quá trình và con người đang hoạt động hoặc trên danh nghĩa của tổ chức có ảnh hưởng đáng kể đến việc sử dụng và tiêu thụ năng lượng;

- Nhận biết các thay đổi liên quan có ảnh hưởng đáng kể đến việc sử dụng năng lượng trọng điểm;

- Xác định hiệu suất năng lượng hiện tại của các phương tiện, thiết bị, hệ thống và các quá trình có liên quan để nhận biết việc sử dụng năng lượng trọng điểm;

- Ước lượng việc sử dụng và tiêu thụ năng lượng trong tương lai.

c) Nhận biết, ưu tiên và ghi nhận lại các cơ hội cải tiến hiệu suất năng lượng.

CHÚ THÍCH: Các cơ hội có thể liên quan đến các nguồn tiềm năng sử dụng năng lượng tái tạo, hoặc các nguồn năng lượng thay thế khác hoặc là các quá trình.

Việc xem xét năng lượng phải được cập nhật tại các khoảng thời gian xác định, cũng nhưđáp ứng được các thay đổi lớn của các phương tiện, thiết bị, hệ thống hoặc các quá trình.

4.4.4. Đường cơ sở năng lượng

Tổ chức phải thiết lập (các) đường cơ sởnăng lượng sử dụng thông tin trong xem xét năng lượng ban đầu, có xét đến khoảng thời gian của dữ liệu phù hợp với việc sử dụng và tiêu thụ năng lượng của tổ chức. Các thay đổi trong hiệu suất năng lượng phải được đo lường đối chiếu với (các) đường cơ sở năng lượng.

Việc điều chỉnh đường cơ sở năng lượng phải được thực hiện trong các trường hợp sau:

- Chỉ số hiệu suất năng lượng không phản ánh đúng việc sử dụng và tiêu thụ năng lượng của tổ chức, hoặc

- Có những thay đổi lớn tới quá trình, mô hình hoạt động, hoặc các hệ thống năng lượng, hoặc:

- Theo một phương pháp đã xác định trước.

(Các) đường cơ sở năng lượng phải được duy trì và ghi hồ sơ.

4.4.5 Chỉ số hiệu suất năng lượng

Tổ chức phải nhận biết các chỉ số hiệu suất năng lượng phù hợp để theo dõi và đo lường hiệu suất năng lượng. Phương pháp để xác định và cập nhật chỉ số hiệu suất năng lượng phải được lưu hồ sơ và xem xét thường xuyên.

Chỉ số hiệu suất năng lượng phải được xem xem xét và so sánh với đường cơ sở năng lượng khi thích hợp