Chi phí tăng là vấn đề nhiều doanh nghiệp phải đối mặt, đặc biệt khi giá nguyên vật liệu, nhân công, năng lượng và các chi phí vận hành liên tục biến động.
Khi chi phí tăng, doanh nghiệp thường đặt câu hỏi:
“Làm thế nào để giảm chi phí?”
Tuy nhiên, một câu hỏi quan trọng hơn là:
“Chi phí đang tăng ở đâu và nguyên nhân thực sự là gì?”
Nếu chưa xác định đúng nguyên nhân, việc cắt giảm chi phí ở một khu vực có thể làm phát sinh chi phí hoặc ảnh hưởng đến năng suất, chất lượng ở khu vực khác.
1. Chi phí tăng không chỉ do giá đầu vào
Giá nguyên vật liệu, năng lượng hay nhân công tăng chắc chắn có thể làm chi phí tăng. Nhưng chi phí cũng có thể phát sinh từ cách doanh nghiệp đang vận hành.
Ví dụ:
- Nhân viên phải chờ đợi hoặc thực hiện thao tác không cần thiết;
- Máy móc chạy nhưng không tạo ra sản phẩm;
- Sản phẩm lỗi, phải làm lại;
- Tồn kho hoặc vận chuyển không cần thiết;
- Thiết bị hoạt động chưa tối ưu;
- Năng lượng được sử dụng nhưng chưa tạo ra giá trị tương ứng.
Những lãng phí này thường không được nhận diện thành một khoản chi phí riêng. Tuy nhiên, chúng vẫn tiêu hao nguồn lực và làm gia tăng chi phí vận hành của doanh nghiệp.
Đây chính là những vấn đề mà doanh nghiệp cần nhìn nhận dưới góc độ LEAN và cải tiến năng suất.
2. Doanh nghiệp đang lãng phí ở đâu?
Thay vì chỉ nhìn vào tổng chi phí, doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc rà soát quá trình thực tế:
Con người:
Có thời gian chờ, thao tác thừa hoặc sử dụng nhân lực chưa hiệu quả?
Quy trình:
Có công đoạn không tạo giá trị, công việc bị lặp lại hoặc quy trình chưa hợp lý?
Máy móc:
Có thời gian dừng máy, chạy không tải hoặc vận hành chưa tối ưu?
Chất lượng:
Có sản phẩm lỗi, phế phẩm hoặc phải làm lại?
Nguyên vật liệu:
Có tồn kho, di chuyển hoặc sử dụng vượt mức cần thiết?
Năng lượng:
Điện, nhiên liệu, khí nén, hơi… có đang bị tiêu hao nhưng chưa tạo ra giá trị tương ứng?
Mục tiêu không phải là tìm mọi thứ để cắt giảm, mà là xác định những hoạt động đang tiêu hao nguồn lực nhưng chưa tạo ra giá trị tương xứng.
3. Bắt đầu từ vấn đề, không phải từ giải pháp
Khi chi phí tăng, doanh nghiệp có thể ngay lập tức tìm kiếm:
“Có công nghệ nào mới không?”
“Có thiết bị nào tiết kiệm hơn không?”
“Có thể cắt giảm nhân sự không?”
Nhưng giải pháp tốt cần bắt đầu từ nguyên nhân.
Một vấn đề về năng suất có thể xuất phát từ quy trình.
Một vấn đề về chất lượng có thể xuất phát từ phương pháp vận hành.
Một vấn đề về năng lượng có thể xuất phát từ cách sử dụng thiết bị.
Vì vậy, trước khi đầu tư hoặc cắt giảm, doanh nghiệp nên:
Quan sát → Phân tích → Xác định nguyên nhân → Cải tiến → Đo lường kết quả.
4. Năng suất và năng lượng cùng hướng đến một mục tiêu
Nâng cao năng suất và sử dụng năng lượng hiệu quả không nhất thiết là hai chương trình riêng biệt.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp cải thiện quy trình để giảm thời gian sản xuất, có thể đồng thời giảm:
- Thời gian vận hành máy;
- Nhân công cần thiết;
- Mức tiêu thụ năng lượng;
- Chi phí vận hành.
Do đó, cải tiến năng suất không chỉ giúp tạo ra nhiều giá trị hơn với cùng nguồn lực, mà còn có thể tạo cơ hội tối ưu năng lượng và giảm chi phí.
5. Doanh nghiệp nên bắt đầu như thế nào?
Có thể bắt đầu rất đơn giản với 4 bước:
1. Xác định: Chi phí nào đang tăng?
2. Phân tích: Nguyên nhân thực sự nằm ở đâu?
3. Nhận diện: Đâu là những lãng phí và cơ hội cải tiến?
4. Đo lường: Sau cải tiến, năng suất, chi phí, chất lượng và mức sử dụng năng lượng thay đổi như thế nào?
Từ đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn các công cụ phù hợp như LEAN, cải tiến năng suất, quản lý năng lượng và tối ưu vận hành.
Kết luận
Khi chi phí doanh nghiệp tăng, không nên chỉ tìm cách cắt giảm chi phí.
Điểm bắt đầu tốt hơn là:
Hiểu chi phí → Tìm nguyên nhân → Nhận diện lãng phí → Cải tiến → Đo lường kết quả.
Đây cũng là nền tảng để doanh nghiệp từng bước:
Nâng cao năng suất → Tối ưu năng lượng → Giảm chi phí → Giảm phát thải.
PHÚC VIỆT CONSULTING
Tư vấn & Đào tạo Năng suất – Quản lý năng lượng – Hiệu quả năng lượng – Carbon
Anh/Chị có nhu cầu tư vấn, đào tạo hoặc trao đổi thêm, vui lòng liên hệ với Phúc Việt:
Email: PV@phucvietconsulting.com.vn | ☎ 08 6892 8087
Website: https://phucvietconsulting.com.vn/
