Doanh nghiệp có thể thực hiện rất nhiều hoạt động cải tiến: điều chỉnh quy trình, sắp xếp lại công việc, giảm thời gian chờ, cải thiện thao tác, thay đổi cách phối hợp giữa các bộ phận… Nhưng sau một thời gian, năng suất vẫn chưa cải thiện như kỳ vọng.

Điều này đặt ra một câu hỏi:

Vấn đề nằm ở việc doanh nghiệp cải tiến chưa đủ, hay chưa cải tiến đúng chỗ?

Trong thực tế, hiệu quả của cải tiến không phụ thuộc vào số lượng hoạt động được thực hiện, mà phụ thuộc nhiều vào khả năng xác định đúng vấn đề trọng yếu và tập trung nguồn lực vào những điểm có ảnh hưởng lớn đến hệ thống và kết quả vận hành.

Không làm nhiều → làm đúng điểm → nhìn được mối liên hệ → tác động đến hệ thống → tạo kết quả vận hành

Đây cũng là điểm khác biệt giữa việc thực hiện nhiều hoạt động cải tiến và cải tiến có trọng tâm.

Trong một quá trình, không phải vấn đề nào cũng có mức độ ảnh hưởng như nhau. Một điểm tưởng như nhỏ có thể liên quan đến nhiều công đoạn khác và tạo ra tác động đáng kể đến kết quả chung. Ngược lại, một vấn đề được cải tiến nhiều nhưng ít ảnh hưởng đến kết quả tổng thể có thể tiêu tốn nguồn lực mà chưa tạo ra thay đổi đáng kể.

Không phải vấn đề nào cũng có mức độ ảnh hưởng như nhau

Trong một quá trình sản xuất, có thể tồn tại nhiều vấn đề cùng lúc: thời gian chờ, thao tác thừa, lỗi sản phẩm, máy dừng, tồn kho, năng suất giữa các công đoạn chưa đồng đều…

Nếu cố gắng cải thiện tất cả cùng một lúc, nguồn lực của doanh nghiệp dễ bị phân tán mà kết quả tổng thể chưa chắc thay đổi đáng kể.

Trong công việc văn phòng cũng vậy. Một quy trình có thể có nhiều bước xử lý, nhưng không phải bước nào cũng tạo ra cùng một mức độ ảnh hưởng. Có những điểm chỉ mất vài phút, trong khi một khâu chờ phê duyệt hoặc chờ thông tin có thể làm kéo dài toàn bộ thời gian xử lý.

Vì vậy, trước khi cải tiến, cần xác định đâu là điểm thực sự đáng quan tâm.

Một điểm nhỏ có thể phản ánh một vấn đề lớn

Một trong những khác biệt của cách tiếp cận có kinh nghiệm là không nhất thiết phải xem xét mọi điểm với mức độ như nhau.

Khi quan sát một quá trình, có thể lựa chọn một số điểm trọng yếu, có tính đại diện hoặc có khả năng phản ánh rõ tình trạng của quá trình.

Từ những điểm này, doanh nghiệp có thể tiếp tục xem xét các yếu tố liên quan để xác định:

• Vấn đề là cá biệt hay có tính lặp lại;

• Vấn đề chỉ nằm ở một công đoạn hay liên quan đến cả quá trình;

• Nguyên nhân nằm ở phương pháp, thiết bị, con người, thông tin hay cách tổ chức công việc;

• Vấn đề nào cần được ưu tiên xử lý.

Điều này giúp quá trình cải tiến đi từ “xử lý nhiều vấn đề” sang “tập trung vào những vấn đề có tác động lớn”.

Cải tiến không phải là làm thêm thật nhiều việc

Một cải tiến được đưa ra nhưng không giải quyết nguyên nhân chính thì có thể tạo thêm công việc mà chưa tạo thêm hiệu quả.

Chẳng hạn, trong sản xuất, doanh nghiệp có thể liên tục điều chỉnh thao tác của một công đoạn, trong khi nguyên nhân khiến năng suất thấp lại nằm ở sự mất cân đối giữa các công đoạn hoặc thời gian chờ phía trước và phía sau.

Trong công việc văn phòng, một biểu mẫu mới có thể giúp kiểm soát thông tin tốt hơn, nhưng nếu nguyên nhân chính là thông tin được cung cấp chậm hoặc phải qua quá nhiều bước phê duyệt, việc bổ sung thêm biểu mẫu chưa chắc làm quy trình nhanh hơn.

Cải tiến hiệu quả không phải là tạo thêm nhiều hoạt động, mà là làm thay đổi đúng yếu tố đang ảnh hưởng đến kết quả.

Khi đã thấy vấn đề, cần biết đánh giá sâu đến đâu

Một dấu hiệu ban đầu có thể cho thấy vấn đề đang tồn tại, nhưng chưa phải lúc nào cũng đủ để kết luận nguyên nhân.

Vì vậy, sau khi nhận diện một điểm đáng chú ý, cần tiếp tục xem xét các yếu tố liên quan để xác định mức độ và phạm vi của vấn đề.

Chẳng hạn, nếu một công đoạn có thời gian chờ bất thường, không nên chỉ kết luận rằng “công đoạn này chậm”. Cần xem xét nguyên nhân của thời gian chờ và mối liên hệ với các công đoạn trước, sau cũng như cách tổ chức dòng công việc.

Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp không sa vào việc thu thập thật nhiều thông tin nhưng thiếu trọng tâm, đồng thời cũng tránh bỏ qua những vấn đề có tính hệ thống.

Đo lường kết quả của cải tiến

Sau khi triển khai, điều quan trọng không chỉ là xác nhận rằng một hoạt động đã được thực hiện.

Cần xem xét:

Kết quả có thực sự thay đổi không?

Và nếu có:

Thay đổi đó có tạo ra tác động tích cực đến toàn bộ quá trình không?

Ví dụ đơn giản như: giảm thời gian một công đoạn nhưng làm tăng tỷ lệ lỗi hoặc thời gian chờ ở công đoạn tiếp theo chưa chắc là một cải tiến hiệu quả.

Tương tự, trong công việc văn phòng, giảm thời gian xử lý một bước nhưng làm tăng số lần chỉnh sửa hoặc thời gian chờ giữa các bộ phận cũng cần được nhìn nhận trong tổng thể.

Vì vậy, cải tiến cần được đánh giá dựa trên tác động thực tế, thay vì chỉ dựa trên số lượng hoạt động đã triển khai.

Từ cải tiến dàn trải đến cải tiến có trọng tâm

Một cách tiếp cận hiệu quả có thể bắt đầu từ:

Quan sát → Nhận diện điểm trọng yếu → Phân tích nguyên nhân → Xác định ưu tiên → Cải tiến → Đánh giá kết quả

Điểm quan trọng nằm ở bước xác định điểm trọng yếu.

Khi lựa chọn đúng điểm để xem xét, doanh nghiệp không nhất thiết phải dành cùng một lượng thời gian và nguồn lực cho mọi vấn đề. Một số điểm có thể được đánh giá nhanh, trong khi những điểm có dấu hiệu bất thường hoặc ảnh hưởng lớn cần được xem xét sâu hơn.

Đây cũng là cách giúp hoạt động cải tiến trở nên tập trung hơn, ít xáo trộn hơn và có khả năng tạo ra tác động rõ ràng hơn đến kết quả vận hành.

Cuối cùng, câu hỏi không chỉ là:

“Doanh nghiệp đã thực hiện bao nhiêu hoạt động cải tiến?”

mà quan trọng hơn là:

“Doanh nghiệp đã xác định đúng vấn đề trọng yếu và những cải tiến đó có thực sự tác động đến kết quả vận hành hay chưa?”

Đó là nền tảng để chuyển từ cải tiến nhiều sang cải tiến có trọng tâm và có hiệu quả.

Bài tiếp theo:

Ở bài viết tiếp theo, Phúc Việt sẽ tiếp tục mở rộng góc nhìn từ năng suất sang hiệu quả sử dụng nguồn lực, với một câu hỏi:

Năng suất tăng nhưng chi phí vẫn cao: Doanh nghiệp đang bỏ sót điều gì?

Xem lại các bài viết trước:

Bài 1 Khi chi phí doanh nghiệp tăng – Doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?

Bài 2 Doanh nghiệp đang lãng phí ở đâu trong quá trình vận hành?

Bài 3 Năng suất thấp: Vấn đề nằm ở đâu?

PHÚC VIỆT CONSULTING
 Tư vấn & Đào tạo Năng suất – Quản lý năng lượng – Hiệu quả năng lượng – Carbon

Anh/Chị có nhu cầu tư vấn, đào tạo hoặc trao đổi thêm, vui lòng liên hệ với Phúc Việt:
  Email: PV@phucvietconsulting.com.vn | ☎ 08 6892 8087
  Website: https://phucvietconsulting.com.vn/