Ở hai bài viết trước, Phúc Việt đã đề cập đến mối liên hệ giữa chi phí, lãng phí và hiệu quả vận hành.

Xem lại Bài viết 1: Khi chi phí doanh nghiệp tăng – Doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?

Xem lại Bài viết 2: Doanh nghiệp đang lãng phí ở đâu trong quá trình vận hành?

Khi đã nhận diện được lãng phí, một câu hỏi tiếp theo thường xuất hiện:

Tại sao năng suất chưa đạt như kỳ vọng?

Trong thực tế, khi năng suất thấp, doanh nghiệp đôi khi có xu hướng nghĩ ngay đến việc người lao động làm việc chưa hiệu quả. Tuy nhiên, năng suất là kết quả của cả một quá trình và có thể chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố khác nhau.

Năng suất không chỉ phụ thuộc vào người lao động. Một nhân viên có thể mất nhiều thời gian để hoàn thành một công việc không phải vì họ làm việc chậm.

Có thể họ đang:

• Chờ nguyên vật liệu hoặc thông tin;

• Chờ máy móc hoặc công đoạn trước;

• Thực hiện một quy trình có quá nhiều bước;

• Phải nhập hoặc kiểm tra cùng một thông tin nhiều lần;

• Xử lý sản phẩm lỗi hoặc làm lại;

• Sử dụng thiết bị chưa phù hợp hoặc chưa được vận hành tối ưu.

Nếu chỉ yêu cầu người lao động “làm nhanh hơn”, vấn đề gốc có thể vẫn còn nguyên.

Vì vậy, khi phân tích năng suất, cần nhìn vào toàn bộ quá trình tạo ra kết quả, thay vì chỉ nhìn vào một cá nhân.

Bốn nhóm yếu tố cần xem xét

Có thể bắt đầu bằng bốn câu hỏi đơn giản:

1. Con người

Người lao động có được bố trí đúng công việc, được hướng dẫn đầy đủ và có đủ điều kiện để hoàn thành công việc không?

2. Máy móc và thiết bị

Thiết bị có thường xuyên dừng, chạy không tải, vận hành không ổn định hoặc chưa được khai thác đúng công suất không?

3. Phương pháp làm việc

Cách thực hiện công việc hiện tại có thao tác thừa, chờ đợi, di chuyển hoặc xử lý lặp lại không?

4. Quy trình

Các công đoạn có được kết nối hợp lý không? Có điểm nào thường xuyên gây ùn tắc, chờ đợi hoặc phát sinh lỗi không?

Bốn yếu tố này thường có mối liên hệ với nhau. Một vấn đề ở quy trình có thể tạo ra thời gian chờ cho người lao động; thiết bị hoạt động không ổn định có thể làm gián đoạn cả dây chuyền.

Đừng chỉ đo kết quả, hãy nhìn vào quá trình

Một chỉ số năng suất thấp cho doanh nghiệp biết rằng có vấn đề, nhưng chưa cho biết vấn đề nằm ở đâu. Ví dụ, nếu sản lượng của một công đoạn thấp hơn kế hoạch, doanh nghiệp cần tiếp tục đặt câu hỏi:

Thời gian thực tế được sử dụng vào đâu?

Bao nhiêu thời gian tạo ra giá trị?

Bao nhiêu thời gian dành cho chờ đợi, di chuyển, xử lý lỗi hoặc các hoạt động khác?

Đây là lý do việc quan sát thực tế tại nơi công việc diễn ra, kết hợp với dữ liệu vận hành, có ý nghĩa quan trọng trong cải tiến năng suất.

Bài 2 đã đề cập đến việc bắt đầu từ quan sát → nhận diện lãng phí → phân tích nguyên nhân → cải tiến → đo lường kết quả.

Ở bước tiếp theo, doanh nghiệp cần đi sâu hơn: xác định nguyên nhân nào có ảnh hưởng lớn nhất và đâu là điểm cần ưu tiên cải tiến.

Năng suất cao không đồng nghĩa với làm việc nhanh hơn

Mục tiêu của cải tiến năng suất không phải đơn giản là yêu cầu người lao động làm nhiều hơn trong cùng một khoảng thời gian.

Mục tiêu quan trọng hơn là:

Giảm những hoạt động không tạo giá trị để nguồn lực được tập trung nhiều hơn vào hoạt động tạo ra giá trị.

Khi đó, doanh nghiệp có thể đồng thời cải thiện năng suất, chất lượng, thời gian vận hành, chi phí và khả năng cạnh tranh.

Đây cũng là điểm mà tư duy LEAN khác với cách tiếp cận chỉ tập trung vào việc tăng sản lượng.

Vậy, Khi năng suất thấp, câu hỏi không nên chỉ là:

“Ai đang làm việc chưa hiệu quả?”

Mà nên là: “Quá trình đang tạo ra những trở ngại nào khiến con người và nguồn lực chưa tạo ra giá trị tốt nhất?”

Nhìn đúng vấn đề là bước đầu tiên để lựa chọn đúng giải pháp cải tiến.

Năng suất → Chất lượng → Chi phí → Hiệu quả vận hành

Khi doanh nghiệp bắt đầu nhìn năng suất từ góc độ hệ thống thay vì chỉ từ con người, những cơ hội cải tiến thường sẽ rõ ràng hơn.

Nhìn ra vấn đề là bước đầu. Điều quan trọng tiếp theo là xác định nguyên nhân nào cần được ưu tiên và lựa chọn cách cải tiến phù hợp.

Mời Anh/Chị đón đọc bài viết tiếp theo: [Tại sao cải tiến nhiều nhưng năng suất không tăng?]

PHÚC VIỆT CONSULTING
 Tư vấn & Đào tạo Năng suất – Hiệu quả năng lượng – Carbon

Anh/Chị có nhu cầu tư vấn, đào tạo hoặc trao đổi thêm, vui lòng liên hệ với Phúc Việt:
 Email: PV@phucvietconsulting.com.vn | ☎ 08 6892 8087
 Website: https://phucvietconsulting.com.vn/